Udenrigsministeriet har styr på sine medarbejdere
Baggrund
Udenrigsministeriet er en organisation med mange løbende omrokeringer af medarbejdere. Ud af ministeriets godt 2.400 medarbejdere gennemføres årligt 900 flytninger. Godt halvdelen af disse flyttemeddelelserne var fejlbehæftede og krævede samtidig manuelle, papirbaserede handlinger. Med implementering af en skræddersyet løsning baseret på Microsoft SQL Server har ministeriet på effektiv vis kunnet digitalisere arbejdsgange og synkronisere store datamængder fra forskellige databaser.
Udfordring
Tidligere havde ministeriet ført en decentral strategi, hvor informationerne i en flyttemeddelelse ikke var styret af nogen central database. Godt halvdelen af ministeriets flyttemeddelelser var derfor fejlbehæftede, hvilket
i høj grad skyldtes fejl- og dobbeltindtastninger. Disse fejl blev født videre til ministeriets stabsfunktioner, som først skulle identificere den korrekte flyttemeddelelse og efterfølgende varetage de praktiske aspekter ved flytningen: såsom lokaleændring, nye dueslag, navneskilte, adgangskort og ændring af adgang til systemerne m.m.
Løsning
For at komme uhensigtsmæssighederne til livs integrerede og synkroniserede Udenrigsministeriet i samarbejde med Globeteam flere forskellige it-systemer i en central stamdatabase (FM2005), baseret på Microsoft SQL Server for samtidig at imødekomme behovet for at knytte data samme med Udenrigsministeriets øvrige databaser.
”FM2005 får sine informationer fra Udenrigsministeriets Oracle-personaledatabase (Persium), som er moderdatabasen med de mest valide informationer. Fra FM2005 trækker og afleverer alle andre data, fx servicedesk, ITSMsystemet, intranettets telefonliste, Microsoft Active Directory osv.,” fortæller Bernhard Nordentoft, teamleder af Udenrigsministeriets intranet-afdeling.
Følgende software og services blev anvendt: Microsoft SQL-server, Microsoft Active Directory, Microsoft SharePoint Server
Fordele
Udenrigsministeriet har på bare 6 måneder gjort et kvantespring i tilgang til udnyttelse af medarbejdernes stamdata. Ministeriets manuelle, papirbaserede flyttemeddelelsesprocesser er blevet erstattet med digitale og mere fleksible processer, der understøtter såvel videndeling som sikkerhed i forvaltningen. Nøgleordene er standardisering, konsolidering og centralisering af data. Fordelen er: Økonomiske og administrative gevinster, konsolidering og centralisering af data, optimering af arbejdsmetoder og processer, automatisering af informationsindtastninger samt effektiv videndeling.
”Globeteams konsulenter agerer med commitment, de leverer varen og jeg har haft tillid til dem gennem hele projektet”. Bernhard Nordentoft, teamleder af Udenrigsministeriets intranet-afdeling.
Læs kundehistorie:
Udenrigsministeriet har styr på medarbejderne (FM2005).pdf
