Forbedret overblik over informationer i Outlook-kalender
Baggrund
Da Udenrigsministeriet implementerede tidssvarende IT fundament, førte det til ændringer i Outlook-kalenderens printformat. Modsat tidligere gav det nye print ikke længere ministersekretærer tilstrækkeligt overblik over informationer i kalenderen.
Udfordring
Før Udenrigsministeriets implementering af Windows Vista og Office 2007 anvendte sekretærer dagligt ugekalenderen i Outlook til at få et overblik over bl.a. ministerens møder og aftaler.
Sekretærer erfarede imidlertid, at kalenderudskriften i den nye Outlook 2007 renderede informationen på en uhensigtsmåde måde og samtidig reducerede mængden af informationer.
Udenrigsministeriet kontaktede derfor Globeteam. Opgaven bestod i at få kalenderprintet til at ligne printet i Outlook 2000, og dermed give sekretærerne i ministeriet en bedre støtte i den daglige, ugentlige og månedlige planlægning.
Løsning
Løsningen blev udviklet som en Addin (tilføjelsesprogram) til Outlook 2007.
Typisk benyttes Word-automation til at rendere et dokument med information fra kalenderen. Det er imidlertid en tung og langsommelig løsning, i og med det kræver, at Word starter og behandler informationen i baggrunden.
Desuden er der grænser for fleksibiliteten og nøjagtigheden i forbindelse med indsættelse af information. Ministersekretærerne kunne fx ikke bruge den nye kalenderudskrift i Outlook 2007, da den ikke gav nok plads per dag til aktiviteter.
For at imødekomme Udenrigsministeriets udfordringer anvendte Globeteam .NET’s print-framework for at skabe en udskrift, som lignede den originale udskrift.
Det betyder bl.a., at Udenrigsministeriet nu kan styre udskriften meget mere nøjagtigt. Samtidig med at udskriften printes langt hurtigere.
Fordele
Gevinsten for ministersekretærer er, at han eller hun igen effektivt kan anvende Outlooks kalender til planlægning og administration af tid og aftaler og printe disse på den ønskede måde.
Desuden er det også muligt med den nye udskrift at maksimere pladsen per dag, og samtidig tillade at længere emner bliver ombrudt og ikke som tidligere, hvor teksten blev beskåret og informationer gik tabt.
Læs projektbeskrivelse:
Kalenderprint hos Udenrigsministeriet.pdf
