Automatik og overblik med ny skabelonløsning hos Udenrigsministeriet
Baggrund
Udenrigsministeriets medarbejdere kan med en effektiv og brugervenlig skabelonløsning selv designe avancerede skabeloner. Projektet blev realiseret i samarbejde med Globeteam, og gav ministeriet større fleksibilitet og et effektivt redskab til at vedligeholde skabeloner fra centralt hold.
Udfordring
Udenrigsministeriet har mere end 100 lokationer over hele verden. Flere af lokationerne har individuelle ønsker til layout eller behov for egne skabeloner. Ikke bare med hensyn til sprog, men også i forhold til indhold, udformning og opstilling af almindelige standarddokumenter.
”Vores formål med skabelonløsningen var at overføre de skabeloner, vi havde i Word 2000 til Word 2007 og samtidig reducere antallet af skabeloner ude på repræsentationerne. Vi ville også gerne have mulighed for selv at lave nye skabeloner, uden at skulle have en konsulent til at gøre det,” siger Charlotte Pekkarinen, IT medarbejder og ansvarlig for skabelonløsningen hos Udenrigsministeriet.
Læs kundehistorie: Skabelonløsning hos Udenrigsministeriet
Løsning
I stedet for en traditionel løsning, hvor man udvikler en skabelon til en specifik funktion, udviklede Globeteam en løsning bestående af en række byggeklodser med forskellige indholdstyper, som anvendes i en skabelon. Eksempler på indholdstyper er: Standard tekstboks, datofelt med kalenderopslag, hent adresse i Outlook og opslag på en liste. Byggeklodsprincippet giver Udenrigsministeriet en høj grad af fleksibilitet og brugervenlighed.
Fordele med skabelonløsning:
- Antallet af skabeloner er reduceret
- Besparelser i forhold til brugerens daglige tidsforbrug på håndtering af skabeloner
- Oprettelse af nye skabeloner uden kendskab til programmering og hjælp fra eksterne konsulenter
- Bedre styring af indhold og layout ved hjælp af brugervenlige funktioner. Brugerne kan nemt overskue, hvilke informationer de skal indsætte i dokumentet. Hverken brugere eller skabelonforfattere skal formatere komplekst indhold som liste og afkrydsningslister.
- Opdateret version og ensartet udarbejdelse af skabeloner
- Central styring og skabelonudrulning til hver repræsentations server hvert døgn
